Scopri cosa vale la pena automatizzare nella tua piccola impresa

Dopo questa lezione, sarai in grado di identificare quali attività ripetitive nella tua piccola impresa vale la pena automatizzare per prime, usando un semplice metodo di valutazione e una lista breve in ordine di priorità.

Cosa imparerai

• Come valutare le attività per automatizzare prima quelle giuste.
• Perché frequente e noioso batte intelligente e raro.
• Quali attività non dovresti mai automatizzare.
• Come creare una lista breve in ordine di priorità e scegliere la tua prima automazione.

Valuta le attività per frequenza, tempo, noia e costo degli errori

L'automazione ripaga in proporzione alla frequenza moltiplicata per il tempo per occorrenza moltiplicato per il costo degli errori. Un'attività svolta tre volte al giorno che richiede quattro minuti vale più di un'attività mensile che richiede un'ora, ed entrambe valgono più di un'attività che trovi interessante. Quindi costruisci la tua lista dalla tua settimana reale, non dalla tua immaginazione: per tre giorni, annota ogni azione ripetitiva e quanto tempo ha richiesto.

Valuta ogni candidato su quattro aspetti: quanto spesso accade, quanto tempo richiede, quanto è noioso e quanto costerebbe un errore. Alta frequenza, alta noia e basso costo degli errori è la prima automazione ideale—copiare dati tra due sistemi, generare un documento standard, inviare un promemoria, compilare un riepilogo settimanale. Bassa frequenza o alto costo degli errori appartiene più tardi, o con un intervento umano.

Esempio: valutare due attività

• Attività A: Copiare i nuovi ordini dalla tua email in un foglio di calcolo—3 volte al giorno, 4 minuti ciascuna, molto noiosa, basso costo degli errori. Valutazione: alta priorità.
• Attività B: Preparare un report mensile per gli investitori—una volta al mese, 60 minuti, alquanto noiosa, alto costo degli errori. Valutazione: bassa priorità per ora.

L'attività A è la prima automazione migliore perché è frequente, tediosa e a basso rischio.

Inizia deliberatamente con quelle noiose

Le automazioni interessanti sono di solito complesse, si rompono spesso e ti insegnano poco; quelle noiose funzionano per anni. Una regola utile: se non riesci a spiegare il flusso di lavoro in cinque passaggi a qualcuno non tecnico, non è la tua prima automazione. Lo scopo della prima automazione non è risparmiare un'ora; è imparare lo schema—trigger, passaggi, output, controllo—così la seconda richiede un decimo del tempo.

Sapere cosa non automatizzare

Alcune attività non dovrebbero essere automatizzate affatto. Qualsiasi cosa in cui il tocco personale è il valore—un ringraziamento a un primo cliente, una scusa, una negoziazione. Qualsiasi cosa che tocchi denaro, impegni legali o azioni irreversibili senza una conferma umana. Qualsiasi cosa che fai così raramente che mantenere l'automazione costerebbe più dell'attività. E qualsiasi cosa che non capisci ancora: automatizzare un processo che non sai fare manualmente di solito automatizza anche gli errori.

Errori comuni da evitare

• Automatizzare ciò che trovi interessante invece di ciò che è frequente e noioso. Attieniti al metodo di valutazione e scegli l'attività noiosa con il punteggio più alto.
• Automatizzare un processo che non capisci completamente. Prima svolgi l'attività manualmente alcune volte e documenta i passaggi prima di automatizzare.
• Ignorare il costo degli errori. Per le attività in cui gli errori sono costosi, mantieni un intervento umano o rimanda l'automazione finché non hai un controllo affidabile.

Passo operativo

1. Registra le azioni ripetitive per tre giorni, annotando la loro frequenza e durata.
2. Valuta ciascuna per frequenza, tempo, noia e costo degli errori.
3. Elenca quelle che non automatizzerai e perché.
4. Scegli un candidato noioso e ad alta frequenza come tuo primo flusso di lavoro.