Trova cosa vale la pena automatizzare

Cosa imparerai

• Come assegnare un punteggio alle attività per automatizzare prima quelle giuste
• Perché frequente e noioso batte intelligente e raro
• Le attività che non dovresti mai automatizzare

L'automazione si ripaga in proporzione alla frequenza per il tempo necessario per ogni occorrenza per il costo dell'errore. Un'attività svolta tre volte al giorno che richiede quattro minuti vale più di un'attività mensile che richiede un'ora, e entrambe valgono più di un'attività che trovi interessante. Quindi costruisci la lista a partire dalla tua settimana reale, non dalla tua immaginazione: per tre giorni, annota ogni azione ripetitiva e quanto tempo ha richiesto.

Assegna a ogni candidata un punteggio su quattro aspetti: quanto spesso accade, quanto tempo richiede, quanto è noiosa e quanto costerebbe un errore. Alta frequenza, alta noia e basso costo dell'errore sono la prima automazione ideale: copiare dati tra due sistemi, generare un documento standard, inviare un promemoria, compilare un riepilogo settimanale. Attività a bassa frequenza o con alto costo dell'errore vanno rimandate o affidate a un intervento umano.

Inizia deliberatamente da quelle noiose. Le automazioni interessanti sono di solito complesse, si rompono spesso e ti insegnano poco; quelle noiose funzionano per anni. Una regola utile: se non riesci a spiegare il flusso di lavoro in cinque passaggi a qualcuno non tecnico, non è la tua prima automazione.

Alcune attività non dovrebbero essere automatizzate affatto. Tutto ciò in cui il tocco personale è il valore: un ringraziamento a un primo cliente, una scusa, una trattativa. Tutto ciò che riguarda denaro, impegni legali o azioni irreversibili senza una conferma umana. Tutto ciò che fai così raramente che mantenere l'automazione costerebbe più dell'attività stessa. E tutto ciò che non comprendi ancora: automatizzare un processo che non sai svolgere manualmente di solito automatizza anche gli errori.

Concludi con una lista ordinata di tre candidate e scegline una. Lo scopo della prima automazione non è far risparmiare un'ora; è imparare lo schema - trigger, passaggi, risultato, verifica - così che la seconda richieda un decimo del tempo.

Passo operativo

Registra le azioni ripetitive per tre giorni, con la loro frequenza e durata. Assegna un punteggio su frequenza, tempo, noia e costo dell'errore, elenca quelle che non automatizzerai e perché, quindi scegli una candidata noiosa e ad alta frequenza come primo flusso di lavoro.